Führungen & Räume

Jeder Guide hat ein Profil: Sprachen, Themen, Altersgruppen, Zertifikate — und die Zeiten, in denen er kann. Wer die englische Familienführung machen darf, steht im Profil, nicht im Kopf der Kollegin, die gerade Urlaub hat. Verfügbarkeiten pflegen die Guides selbst über einen eigenen Zugang; Sperrzeiten und Urlaube blocken automatisch.

Im Kalender siehst du Führungen, Räume und Personal übereinander. Beim Zuweisen filtert das System auf die Guides, die fachlich passen und Zeit haben — und warnt, bevor jemand zweimal um 11 Uhr eingeplant ist. Fällt jemand aus, siehst du in einem Klick, wer einspringen kann, samt Vorschlag für die Nachricht an die Gruppe.

Ein Raum kann Geburtstagszimmer, Seminarraum und Regenrückzug für Gruppen sein. Ein Pool sagt: Diese Angebote teilen dieselbe Fläche, in Summe passen 40 Personen hinein. Wird online eine Party gebucht, verschwindet der Slot aus den anderen Angeboten automatisch. Rüstzeiten zwischen zwei Belegungen legst du je Raum fest, damit niemand ins Aufräumen hineinbucht.

Anfragen kommen per Formular oder Telefon und werden ein Vorgang: Angebot mit Positionen und Frist, Annahme durch die Kundin per Link, daraus Rechnung, daraus Zahlung — Überweisung oder Zahlungslink. Jeder Schritt hat einen Status, den das Team sieht, statt in fremden Postfächern zu suchen. Nicht angenommene Angebote laufen ab und erinnern dich vorher einmal.

Gruppen brauchen andere Felder als Einzelbesucher: Ansprechpartner, Teilnehmerzahl mit Spanne, Begleitpersonen, Rechnungsadresse, Anfahrt mit Bus. Das steht in der Buchung, nicht in einer Mail darunter. Die Teilnehmerzahl kannst du bis zu einer Frist ändern, danach wird sie für die Abrechnung festgeschrieben — mit sichtbarer Historie, wer was wann geändert hat.

Nach der Führung ist der Einsatz erfasst: Datum, Dauer, Zuschläge für Fremdsprache oder Sonntag, Fahrtkosten. Am Monatsende exportierst du eine Liste je Guide — als Grundlage für Honorarabrechnung oder Lohnbuchhaltung. Guides sehen ihre eigenen Einsätze im Zugang und melden Abweichungen dort, statt sie am Telefon zu erklären.

Geburtstage sind ein Produkt aus Bausteinen: Raum, Zeitfenster, Kinderzahl, Essen, Torte, Deko, Betreuung. Eltern stellen das online zusammen und bezahlen direkt — der Preis ergibt sich aus den gewählten Bausteinen, inklusive Staffelpreisen ab einer bestimmten Kinderzahl. Bei dir landet eine vollständige Buchung mit Raum, Zeitfenster und Bestellung, statt einer Anfrage, die noch dreimal hin und her geht. Sonderwünsche laufen weiter über den Angebots-Workflow.